Politique de confidentialité

La présente politique explique comment les données personnelles sont utilisées dans le cadre de la consultation du site, de la gestion des comptes et du traitement des commandes.

1. Définitions utilisées

Aux fins de la présente politique :

  1. Client : personne physique effectuant un achat à des fins non commerciales.

  2. Utilisateur : toute personne consultant ou utilisant le site.

  3. Responsable du traitement : personne ou organisme déterminant les finalités et les moyens d’un traitement de données.

  4. Responsables conjoints : parties définissant ensemble les finalités et les moyens d’un traitement, conformément à l’article 26 du RGPD.

  5. Sous-traitant : prestataire autorisé à traiter des données pour le compte et selon les instructions du responsable du traitement.

2. Rôles dans le traitement des données

2.1 Responsable du traitement

Pour les activités suivantes, le vendeur associé à idravex.com intervient comme responsable du traitement :

  1. création, préparation, livraison et suivi des commandes ;

  2. gestion des retours, garanties et demandes après-vente ;

  3. administration des comptes utilisateurs ;

  4. mise à disposition des fonctions essentielles du site ;

  5. fonctionnement du site et gestion de la relation avec les clients.

2.2 Sous-traitant

Dans certaines relations avec des partenaires, des données peuvent également être traitées en qualité de sous-traitant.

Dans ce cas, le traitement est réalisé sur instruction du responsable concerné, notamment pour l’exécution d’une commande ou la gestion d’informations relatives aux clients.

2.3 Responsabilité conjointe

Lorsque les finalités et les moyens d’un traitement sont déterminés conjointement avec un autre intervenant, les responsabilités respectives sont organisées conformément à l’article 26 du RGPD.

3. Données utilisées et finalités

Les données personnelles peuvent être traitées pour les finalités suivantes :

  1. créer, préparer, expédier et facturer une commande ;

  2. gérer les services après-vente et les garanties ;

  3. vérifier et traiter les paiements ;

  4. répondre aux demandes adressées au service d’assistance ;

  5. transmettre les confirmations et informations relatives aux commandes ;

  6. examiner les réclamations et gérer les différends ;

  7. détecter les opérations inhabituelles et limiter les risques de fraude ;

  8. respecter les obligations comptables et fiscales ;

  9. assurer le fonctionnement technique du site ;

  10. établir des statistiques d’utilisation ;

  11. améliorer l’expérience des utilisateurs et les produits proposés.

Les informations non indispensables sont signalées comme facultatives. L’utilisateur peut choisir de ne pas les communiquer, sous réserve que leur absence n’empêche pas la fourniture du service demandé.

4. Fondements juridiques

Les traitements reposent, selon leur finalité, sur l’un des fondements prévus à l’article 6 du RGPD :

  1. Exécution du contrat : commande, paiement, livraison, retour, remboursement et service après-vente.

  2. Obligation légale : conservation des factures et respect des exigences fiscales ou comptables.

  3. Intérêt légitime : sécurité du site, prévention de la fraude, gestion des réclamations et amélioration des services, après prise en compte des droits des personnes.

  4. Consentement : traitements facultatifs nécessitant l’accord préalable de l’utilisateur.

Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré sans remettre en cause la licéité des opérations effectuées avant son retrait.

5. Destinataires des informations

5.1 Accès interne

L’accès aux données est limité aux personnes autorisées qui en ont besoin pour réaliser les opérations correspondant à leur fonction.

5.2 Prestataires concernés

Certaines informations peuvent être communiquées, dans la limite nécessaire, aux catégories de prestataires suivantes :

  1. prestataires de paiement, pour la vérification et le traitement des transactions ;

  2. transporteurs et services logistiques, pour l’acheminement des commandes ;

  3. prestataires chargés de l’assistance et du service après-vente ;

  4. fournisseurs techniques et informatiques participant au fonctionnement du site.

5.3 Conditions de traitement

Les relations avec les sous-traitants prévoient notamment :

  1. une utilisation limitée aux finalités convenues ;

  2. des obligations de confidentialité ;

  3. des mesures adaptées aux exigences du RGPD ;

  4. la prise en compte des principes de protection des données dès la conception et par défaut.

6. Durées de conservation

Les informations ne sont pas conservées au-delà de la période nécessaire à leur finalité, sous réserve des obligations légales applicables.

Les durées prévues sont les suivantes :

  1. Données des prospects : 3 ans à compter de la dernière interaction.

  2. Données des clients : 5 ans à compter du dernier achat.

  3. Factures et pièces comptables : 10 ans conformément aux obligations légales.

  4. Enregistrements téléphoniques : 6 jours lorsqu’un enregistrement est réalisé.

À l’expiration de la durée applicable, les données peuvent être supprimées ou archivées lorsque leur conservation reste nécessaire pour répondre à une obligation légale ou défendre un droit.

7. Sécurité des paiements et des données

Les mesures appliquées comprennent notamment :

  1. le chiffrement des transmissions au moyen des protocoles SSL/TLS ;

  2. le traitement des paiements par des prestataires conformes à la norme PCI-DSS ;

  3. l’absence de stockage des données complètes des cartes bancaires sur les serveurs du site ;

  4. l’utilisation de canaux sécurisés pour les opérations de vérification ;

  5. la limitation et le contrôle des accès aux informations.

Ces mesures peuvent être adaptées en fonction de l’évolution des risques et des moyens techniques disponibles.

8. Prévention de la fraude

Certaines commandes peuvent faire l’objet d’une évaluation fondée sur des règles automatisées afin de repérer une transaction inhabituelle.

Lorsqu’une vérification complémentaire paraît nécessaire, la commande peut être temporairement suspendue et des informations supplémentaires peuvent être demandées.

Lorsqu’une décision produit des effets juridiques ou affecte sensiblement l’utilisateur, celui-ci peut demander un examen humain dans les conditions prévues par le RGPD.

9. Droits des utilisateurs

Sous réserve des conditions légales applicables, chaque utilisateur peut exercer les droits suivants :

  1. accéder à ses données personnelles ;

  2. faire rectifier des informations inexactes ou incomplètes ;

  3. demander l’effacement de certaines données ;

  4. obtenir la limitation d’un traitement ;

  5. recevoir les données concernées dans un format portable lorsque ce droit s’applique ;

  6. s’opposer à un traitement fondé sur un intérêt légitime ;

  7. retirer un consentement précédemment accordé ;

  8. définir des directives relatives au traitement de ses données après son décès.

Une demande peut être transmise par e-mail ou par téléphone. Une vérification d’identité peut être nécessaire, notamment à l’aide des informations liées à la commande. Seuls les éléments proportionnés à cette vérification peuvent être demandés.

L’utilisateur peut également déposer une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL s’il estime que ses données ne sont pas traitées conformément aux règles applicables.

10. Données relatives aux mineurs

Le site ne cherche pas à recueillir intentionnellement des données personnelles concernant des mineurs.

Lorsqu’une collecte involontaire est identifiée, des mesures raisonnables peuvent être prises afin de supprimer les informations concernées.

Le parent ou le représentant légal peut demander l’accès, la rectification ou l’effacement de ces données.

11. Coordonnées relatives à la confidentialité

Toute question concernant les données personnelles ou l’exercice d’un droit peut être adressée aux coordonnées suivantes :

Adresse : 5-3 Konan, Shinagawa Intercity Tower B, Minato-ku, Tokyo-to 108-6190, Japan

Téléphone : +81 70-7211-7964

E-mail : serviceteam@idravex.com

Horaires — CET/CEST :

  1. Du lundi au vendredi : 09:00 – 18:00

  2. Le samedi : 09:00 – 16:00